Was ist eine Anrufgruppe?
Wenn Sie mehrere Ziele (VoIP-Telefone, die App, das Webphone und/oder Handys) gleichzeitig klingeln lassen möchten, ist die Anrufgruppenfunktion Ihre Lösung. In dieser Anleitung wird erklärt, wie Sie eine Anrufgruppe in Admin erstellen und in Ihren Anrufplan integrieren, um die Funktion zu aktivieren.
Admin: Erstellen einer Anrufgruppe
- Gehen Sie zu Anrufgruppen.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
Sie können nun damit beginnen, das Anrufgruppenmodul nach Ihren Wünschen anzupassen. Lesen Sie unten weiter, um zu erfahren, welche Möglichkeiten Sie haben.
- Interne Nummer (Erweiterung)
- Beschreibung
- Klingel-Methode
- Rufumleitung ignorieren
- Anruftyp bestätigen
- Die Anrufbestätigung ist deaktiviert.
- Es besteht die Möglichkeit, dass der Kunde in deiner Mailbox landet.
- Beim Empfang eines Anrufs auf eine externe Nummer hörst du zunächst eine Ansage: „Drücke 1, um diesen Anruf anzunehmen.“
- Dies stellt sicher, dass der Anruf nicht von der Mailbox deines Mobilfunkanbieters angenommen wird.
- Wir empfehlen, diese Option zu aktivieren, wenn du Mobil- oder Festnetznummern in einer Anrufgruppe hast.
- Ähnlich zur Standardoption, jedoch kannst du deine eigene Benachrichtigung aufnehmen oder eine andere Sprache wählen.
- Nachdem du den Anruf angenommen hast, hörst du deine eigene hinzugefügte Benachrichtigung und drückst 1. Danach wird der Anruf verbunden. Dies ist nützlich, wenn du mehrere Firmennamen hast, damit du weißt, für welches Unternehmen der Anruf bestimmt war.
- Nachrichteneinstellungen: Wähle deine Sprache.
- „Drücke 1, um diesen Anruf anzunehmen“: Hier kannst du die Standardansage „Drücke 1, um diesen Anruf anzunehmen“ durch eine benutzerdefinierte Nachricht ersetzen.
- „Nicht mehr verfügbar“: Hier kannst du die Standardansage „Nicht mehr verfügbar“ durch eine benutzerdefinierte Nachricht ersetzen.
- Ziele
- Ein VoIP Account im Anrufplan leitet Anrufe immer an ein bestimmtes Gerät weiter, egal ob es sich um ein Tischtelefon, das Webphone, ein anderes Softphone oder eine App handelt.
- Wenn Sie ohne den Anrufplan zu ändern verhindern möchten, dass das Gerät klingelt, können Sie das Tischtelefon, die App oder das Webphone auf „Nicht stören“ einstellen.
- VoIP-Trunks werden auch als SIP-Trunks oder Trunk-Konten bezeichnet. Sie werden in einer VoIP-Telefonanlage konfiguriert und sorgen für die Registrierung auf Voys-Servern.
- Diese Option wird verwendet, wenn Sie Ihr eigenes VoIP-Telefonsystem haben.
- Mit der Rufumleitung-Funktion können Sie einen Endpunkt hinzufügen, damit Ihre geschäftliche Telefonnummer weitergeleitet werden kann.
- Sie können Anrufe sowohl an Festnetz- als auch an Mobiltelefonnummern weiterleiten.
- Wenn Sie einen User Account zum Anrufplan hinzufügen, wird eine bestimmte Person angerufen.
- Der User kann seinen eigenen Endpunkt wählen, z. B. das Gerät, auf dem er in diesem Moment Anrufe empfangen möchte.
- Jeder User kann bis zu drei VoIP Accounts verwenden, so dass er zwischen einem Tischtelefon, einem Webphone oder einer App wechseln kann.
- Außerdem können sie ihre eigene Handynummer oder eine beliebige andere Festnetz- oder Mobilfunknummer für die Rufumleitung hinzufügen.
- Wenn sie nicht erreichbar sein möchten, können User ihren Endpunkt auf Offline, Nicht stören oder nur für Kollegen verfügbar setzen.
Hast du mehrere Anrufgruppen hilft dir die Interne Nummer die Anrufgruppen zu unterscheiden.
Fügen Sie der Anrufgruppe eine Beschreibung hinzu, damit Sie leicht erkennen können, welche Kollegen zu der jeweiligen Gruppe gehören.
Es gibt zwei Optionen für die Handhabung eingehender Anrufe:
Die Smart Rufreihenfolge stellt sicher, dass der eingehende Anruf den Kollegen erreicht, der dem Anrufer am besten helfen kann. In Anrufgruppen, die diese Methode verwenden, sind die Anrufe in der Regel kürzer und es gibt weniger Weiterleitungen.
Bei dieser Methode werden alle Mitglieder der Anrufgruppe gleichzeitig alarmiert. Die erste Person, die den Hörer abnimmt, spricht mit dem Kunden.
Wir empfehlen, diese Option zu verwenden, um die Rufumleitung auf VoIP-Telefonen zu verhindern. Dadurch wird sichergestellt, dass jedes ausgewählte Mitglied der Anrufgruppe jederzeit für die Entgegennahme von Anrufen zur Verfügung steht und Anrufe an die entsprechenden Teammitglieder weitergeleitet werden, ohne dass sie an andere Stellen weitergeleitet werden.
Diese Funktion stellt sicher, dass Kunden nicht in der Mailbox deines Mobilfunkanbieters landen. Es stehen drei Optionen zur Verfügung:
Im Abschnitt Ziele können Sie genau angeben, wer der Adressat innerhalb der Anrufgruppe sein soll. Um die einzelnen Zieloptionen besser zu verstehen, lesen Sie die untenstehenden detaillierten Beschreibungen.
Klicken Sie auf Speichern. Sie haben nun eine Anrufgruppe erstellt.
Anrufplan: Eine Anrufgruppe hinzufügen
- Klicken Sie auf Anrufpläne.
- Wählen Sie die Telefonnummer, zu der Sie die Anrufgruppe hinzufügen möchten.
- Drücken Sie Anrufplan ändern.
- Drücken Sie Schritt hinzufügen an der Stelle, an der die Anrufgruppe klingeln soll.
- Suchen Sie im ersten Dropdown-Menü nach Anrufgruppe.
- Wählen Sie im zweiten Dropdown-Menü die Anrufgruppe, die Sie hinzufügen möchten.
- Die Klingelzeit bezieht sich auf die Anzahl der Sekunden, die die Ziele in der Anrufgruppe klingeln, bevor der Kunde zum nächsten Schritt im Anrufplan weitergeleitet wird.
- Drücken Sie Bestätigen.
- Drücken Sie Änderungen speichern.
- Drücken Sie Speichern.
Die Anrufgruppe ist nun im Anrufplan aktiv und somit live.
Filter: In welcher Gruppe bist du?
Du kannst auch die Filter-Suchfunktion im Callgroup-Modul verwenden, um zu überprüfen, in welcher(n) Callgroup(s) du oder dein Kollege seid.
Fülle den Zieltyp aus: Benutzer, VoIP-Konten oder Fest-/Mobilumleitungen, wähle das Ziel aus, das du überprüfen möchtest, und klicke auf Suchen.
Siehst du keine Ergebnisse? Das könnte daran liegen, dass du nach deinem VoIP-Konto gesucht hast, während dein Benutzer in der Callgroup ausgewählt ist—oder umgekehrt, natürlich!
FAQ
Um Verwechslungen zu vermeiden, wählen Sie eine interne Nummer für eine Anrufgruppe, die mit einer anderen Ziffer beginnt als Ihre VoIP- und User Accounts. Auf diese Weise ist jede Art von Nummer leicht zu unterscheiden.
Die Aufforderung „Drücken Sie 1 zum Annehmen“ verhindert, dass Anrufe an die Voicemail Ihres Mobilfunk-Providers weitergeleitet werden, es sei denn, Sie deaktivieren sie. Um diese Aufforderung zu vermeiden, stellen Sie die Klingelzeit der Anrufgruppe kürzer ein als die Aktivierungszeit Ihrer mobilen Voicemail, damit unsere Plattform den Anruf vor der Voicemail abrufen kann.
Um sicherzustellen, dass immer nur ein Gerät klingelt, fügen Sie eine Warteschleife mit der Einstellung „Round Robin“ zu Ihrem Anrufplan hinzu. Bei dieser Konfiguration werden die Geräte zyklisch durchlaufen und nacheinander angerufen.
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