Wie kann ich einen Bereitschaftsdienst einrichten

Is jouw service ook na kantoortijden nodig, maar wil je niet de hele tijd dezelfde persoon belasten met een bereikbaarheidsdienst buiten openingstijden? Dan is deze pagina wellicht wat voor jou. Hier laten we twee manieren zien hoe je een wisselende bereikbaarheidsdienst kan instellen in je belplan.

1. Via gebruikers in een belgroep

Hebben alle medewerkers een gebruikersaccount voor Voys? Dan kunnen ze zelf bepalen of ze beschikbaar zijn of niet. Heeft een collega bereikbaarheidsdienst, dan zet deze collega zich op beschikbaar via de App, Webphone of freedom.voys.nl

voordeel: De collega’s zijn zelf verantwoordelijk voor hun bereikbaarheid, je hoeft er niet meer naar om te kijken.

nadeel: De collega’s zijn zelf verantwoordelijk voor hun bereikbaarheid, een keer de bereikbaarheid goedzetten vergeten is menselijk en dus ook mogelijk.

Zo stel je het in:

• Ga naar freedom.voys.nl.
• Maak een belgroep aan met de gebruikersaccounts van de collega’s. Hoe je dat doet lees je hier.
• Klik in de linkermenu balk op “Belplannen”.
• Voeg buiten openingstijden de aangemaakte belgroep toe.

• Controleer of de juiste collega’s in de belgroep staan door rechts van de stap op het pijltje te klikken, de stap vouwt zich dan uit.

Wil je controleren of de juiste collega op bereikbaar staat? Volg dan de volgende stappen:

• Ga naar freedom.voys.nl.
• Ga naar Beheer.
• Klik op Gebruikers en controleer de eindbestemming van de gebruikers. In onderstaand voorbeeld zie je dat collega Bet bereikbaar is via zijn Voys app (maar dit kan natuurlijk ook via de Webphone of mobiele nummer).

2. Via mobiele nummers in een belgroep

Hebben niet alle collega’s een eigen gebruikers account, maar moeten ze wel af en toe klaar staan om de telefoon op te nemen buiten openingstijden? Maak dan een belgroep aan met de mobiele nummers van de collega’s. Op deze manier wordt de oproep doorgeschakeld naar het mobiele nummer van een van de medewerkers.

Nadeel:

• Bij een wisselende bereikbaarheidsdienst moet je handmatig de doorschakeling aanpassen in de belgroep. De ene week bevat deze het nummer van collega A, de week erna moet alleen het nummer van collega B er in staan.

Voordeel:

• Niet elke collega heeft een gebruikers account nodig.

Volg de volgende stappen om dit in te stellen.

• Voeg de mobiele nummers van de collega’s toe in freedom.voys.nl. Hoe je dat doet lees je hier.
• Maak een belgroep aan met de mobiele nummers van de collega’s. Hoe je dat doet lees je hier. Let op! Bij doorschakelingen naar mobiele nummers is het handig om gespreksbevestiging aan te zetten. Dit voorkomt dat de persoonlijke voicemail van de collega de oproep kan aannemen. In de belgroep ziet dit er als volgt uit:

Als je de nummers hebt toegevoegd en de belgroep hebt aangemaakt, zet je de belgroep in het belplan. Volg hiervoor de volgende stappen:

• Klik in de linkermenu balk op “Belplannen”.
• Klik op je vaste nummer.
• Scroll naar de stap waar je de belgroep wil toevoegen.
• Klik op stap toevoegen en selecteer Belgroep – Bereikbaarheidsdienst.

De voorbeelden in deze handleiding zijn twee mogelijkheden. Passen deze toch niet helemaal bij hoe je het ingericht wil hebben, neem dan even telefonisch contact met ons op.

Hilfe